Según datos publicados por Statista, en 2021 más de 300.000 millones de emails fueron enviados y recibidos de manera diaria. Lo cierto es que la inmensa mayoría de profesionales usamos de manera habitual en nuestro trabajo el correo electrónico.
Esa increíble herramienta de comunicación. Esa maravillosa creación que nos brinda tanta ayuda como frustración cuando, sin saber por qué, nuestra bandeja de entrada se desborda.
Y es que, ¿Quién no se ha sentido abrumado alguna vez por el número de correos pendientes? ¿Quién no ha cambiado toda la agenda previamente planificada para un día tras revisar el correo a primera hora?
Si a ti también te pasa más a menudo de lo que te gustaría, a continuación te dejamos algunos consejos para gestionar eficazmente el correo y ¡dominar tu bandeja de entrada!
🔸 Limita el tiempo que le dedicas
Estudios realizados por el MIT y la Universidad de California demostraron que los participantes que destinaban más tiempo a la revisión de su email presentaban mayores niveles de estrés y eran menos productivos.
Hay que encontrar un equilibrio entre estar conectado y trabajar en las tareas que necesitamos cumplir. Una buena solución suele ser la programación de ventanas de tiempo para revisar el correo.
¿Cuántas ventanas debemos programar? Generalmente, entre tres y cuatro a lo largo de la jornada suele ser lo recomendable. Ahora bien, realmente no existe un número óptimo. Dependerá de tu situación particular.
🔸 Elimina las notificaciones del correo
Tener las notificaciones de correo activadas suele ser una gran fuente de distracción. Además, te pondrá mucho más difícil cumplir con el punto anterior.
Nuestra recomendación es que desactives estas notificaciones siempre que tu situación te lo permita. De esta manera eliminarás la tentación de abrir ese nuevo email que acaba de aterrizar y te será más fácil mantener el foco.
🔸 Saca partido a las funcionalidades de tu gestor de correo
Los gestores de correo son herramientas cada día más completas. Ofrecen infinidad de posibilidades para hacernos más fácil la gestión de nuestra bandeja de entrada.
Sin ir más lejos, las etiquetas (o carpetas) son un buen ejemplo de ello ya que te permiten tener todo mucho más organizado. ¿Aún no las utilizas? ¡Corre a crear tus etiquetas!
Si no sabes por dónde empezar una buena opción suele ser archivar los emails diferenciando si requieren una acción por tu parte, si requieren de la información de un tercero, si necesitamos hacerles un seguimiento o si contienen una información realmente relevante.
🔸 Email abierto, email procesado
Habitualmente solemos cometer el error de saltar de email en email para visualizar el contenido y volver más tarde sobre el mismo. Sin darnos cuenta, terminamos invirtiendo mucho más tiempo del necesario.
Una vez abras un correo, lo mejor es tomar una decisión sobre el mismo.
- ¿Es un email inútil? 👉 Elimínalo.
- ¿Contiene información de interés? 👉 Archívalo.
- ¿Su respuesta te llevará menos de 2 minutos? 👉 Contéstalo.
- ¿Su respuesta te llevará más de 2 minutos o depende de otros? 👉 Agéndalo como una tarea independiente y hazle saber que obtendrá su respuesta completa más tarde.
🔸 Se conciso al preguntar y automatiza tus respuestas
Hasta el momento hemos hablado de la gestión de los correos que llegan a tu bandeja de entrada pero, ¿Qué podemos hacer sobre los que nosotros enviamos?
Fácil, lo principal es que trates de ser lo más breve y conciso posible evitando a toda costa las preguntas abiertas. Mientras más sencillo, concreto y claro sea tu email menos probabilidad habrá de confusiones, de que parte del mensaje quede en el tintero o de que las respuestas que obtengas no incluyan lo que realmente necesitas.
Por otro lado, si sueles responder con la misma información o necesitas enviar correos de forma periódica, la automatización de respuestas y los envíos programados ¡pueden ser tus mayores aliados!
🔸 Presta atención al elegir asunto
¿Cuántas veces has recurrido al buscador para encontrar algún email perdido? Quien más y quien menos, en algún momento, hemos hecho uso de esta maravillosa función.
Si sueles recurrir habitualmente al buscador te recomendamos utilizar asuntos que te sean de ayuda en futuras búsquedas. Ya que, si sabes que vas a recurrir a él, ¿Por qué no ponértelo lo más fácil posible?
🔸 No empieces tu jornada revisando el email
La gran mayoría tenemos interiorizada la acción de revisar el correo a primera hora. Como si de un ritual se tratara, es la tarea principal con la que damos comienzo a nuestro día.
No obstante, si empiezas tu jornada de trabajo revisando el email, la gran mayoría de veces casi sin darte cuenta estarás iniciando tu jornada en base a la agenda de los demás en vez de la tuya.
Por ello, aunque sabemos que es complicado, te recomendamos comenzar el día con aquella tarea que decidiste agendar para esa mañana el día anterior.
🔸 Declara un día de desconexión si es necesario
Aunque no es recomendable abusar de esta opción, hay momentos en los que es necesario poner todo nuestro foco en una determinada actividad.
Para ese tipo de días una buena solución consiste en programar un mensaje automático indicando un número de teléfono en el que poder contactarte en caso de emergencia.
De esta manera, durante un día o dos, podrás reducir el ruido habitual que produce el email para centrarte en finalizar esa tarea que requiere tu atención completa.