La comunicación efectiva, dentro de entornos de trabajo con miembros del equipo distanciados físicamente unos de otros, suele suponer un gran reto.
No obstante, a pesar del esfuerzo que pueda suponer, las ventajas asociadas son, sin lugar a duda, muy superiores.
¿Cómo lograr una comunicación efectiva con tu equipo en remoto?
Uno de los principales aspectos a tener en cuenta es que, contar con herramientas colaborativas, no lo es todo. Los miembros del equipo también deberán tener en cuenta otros aspectos.
A continuación te dejamos una lista con algunos de los que, en nuestro caso, consideramos fundamentales para lograr ¡una buena comunicación con tu equipo en remoto!
1. Potencia la comunicación visual
Apuesta, siempre que sea posible, por presentar tus ideas o propuestas visualmente.
Nuestra capacidad de retener información visual es notablemente superior en comparación con la de cualquier otro formato. De hecho se estima que recordamos, aproximadamente, hasta el 80% de lo que vemos y solamente el 20% de lo que leemos.
¿Nuestro consejo? Evita generar textos largos, trata de ser siempre lo más conciso posible y ¡opta por lo visual!
2. Establecer fechas límite y define expectativas
Aunque la fijación de horizontes temporales y expectativas es fundamental para el óptimo desempeño de cualquier equipo, en el caso de equipos en remoto, tiene especial relevancia.
Al gestionar adecuadamente las expectativas del trabajo final que se quiere conseguir y fijar fechas límite se logra mejorar la planificación. De esta manera reducimos ineficiencias y aumentamos tanto la eficacia global como la de cada uno de sus miembros.
3. Optimiza tus herramientas de comunicación
Existen gran cantidad de opciones y variedad de herramientas comunicativas y colaborativas.
Trata de buscar aquellas que realmente se ajusten a las necesidades del equipo y con las que os sintáis cómodos trabajando.
Por lo general suele ser aconsejable combinar diferentes herramientas. Por ejemplo, contar con una aplicación para realizar videoconferencias y otra tipo chat junto al uso del email. Ahora bien, ten siempre presente no excederte y ¡conseguir un buen equilibrio!
4. Reconoce y comunica el trabajo bien hecho
Reconocer y hacer público entre los miembros del equipo el buen desempeño tiene notables beneficios. Además, supone una gran fuente de motivación y empuje.
Ahora bien, debes de tratar siempre de ser justo en dichos reconocimientos y mantenerlos en su justa medida.
Una buena opción para realizar este tipo de comunicaciones podría ser, por ejemplo, en las reuniones periódicas de alineación del equipo o en las reuniones “one to one”.
5. Exprésate de manera clara y positiva
Uno de los principales aspectos negativos que conlleva el trabajo en remoto es que la comunicación se ve mermada. Gran parte de los códigos no verbales como el tono, movimientos o expresiones se pierden y aparecen obstáculos en la interacción entre el emisor y los receptores.
La mejor manera de combatirlo es tratando siempre de ser lo más claros y concisos posible. Huye de las ambigüedades y exprésate con la mayor positividad que puedas.
Además, te aconsejamos modular tu expresión escrita. Apuesta por ofrecer sugerencias en vez de críticas.
6. Fija normas de comunicación claras
Teniendo en cuenta que la probabilidad de que se produzcan malos entendidos dentro de un equipo en remoto es realmente alta, toda previsión es poca.
Por ello, establecer normas en cuanto a qué canales usar para hablar de temas generales o para tratar asuntos de mayor trascendencia puede ayudarnos a lograr una comunicación más efectiva.
Establecer pautas sobre el uso del lenguaje y tratamiento de temas polémicos también puede ser una gran medida que nos permita ahorrar malentendidos.
7. Ten la máxima confianza en tu equipo
Puede que sea nuestro último consejo pero no por ello el menos importante. De hecho, si verdaderamente quieres conseguir tanto una buena comunicación como un equipo en remoto bien cohesionado, lo primero que necesitas es ¡confiar al máximo en cada uno de sus miembros!
Esperamos que esta lista te sea de ayuda para estar un paso más cerca de lograr ¡una inmejorable comunicación con tu equipo! 💪😉