Alcanzar un equilibrio óptimo entre los resultados obtenidos y las metas marcadas no siempre es fácil de conseguir y es que, ¿quién no ha deseado alguna vez ser más productivo?
La mejora de la productividad personal y laboral es un tema que siempre ha suscitado gran interés. Tanto es así que en la actualidad existen multitud de técnicas orientadas a la mejora del rendimiento.
Ahora bien, sabemos que la mayoría de ellas implican un cambio de hábitos lo cual no siempre es sencillo. Aún así te animamos a probar algunas de las técnicas existentes ya que, una vez logres integrar los cambios como parte de tu rutina, serás capaz de aprovechar todos sus beneficios.
A continuación te dejamos un resumen con algunas de las mejores técnicas para mejorar tu productividad.
1. Fíjate objetivos diarios
Entre los errores más comunes que se suelen cometer se encuentran el establecimiento de metas demasiado altas y la división inadecuada de las tareas.
Está comprobado que el cerebro humano muestra mayor preferencia hacia tareas sencillas y que no requieran demasiado tiempo de desarrollo.
Es por ello por lo que las actividades complejas, que llevan algo más de tiempo, se tratan de postergar todo lo posible.
Como solución, te aconsejamos realizar una fijación de objetivos diaria. Esto te ayudará a realizar una división apropiada de cada actividad compleja en tareas más sencillas que deberán de poder ser resueltas en un día o incluso menos.
2. Establece fecha de inicio y de fin para cada tarea
Otra buena práctica para lograr un mayor grado de desempeño consiste en fijar fechas concretas de finalización para cada tarea.
De esta manera se genera una cierta sensación de “compromiso” que en la mayoría de los casos favorece y ayuda al efectivo cumplimento de la misma.
Además, se aconseja establecer revisiones de los vencimientos marcados. De esta manera es más fácil detectar las actividades que de manera sistémica se están retrasando.
Trabajar con vencimientos claramente definidos es una medida que te ayudará a aumentar tu productividad y que sin duda ¡te recomendamos probar!
3. Nada como la monotarea
Existe un pensamiento altamente extendido de que cuando se es capaz de realizar varias tareas en un mismo momento se está siendo más productivo. Lo cierto es que la realidad es bien distinta.
Lo ideal es trabajar tarea por tarea. De esta manera toda nuestra concentración se centrará en una única actividad y lograremos mejorar nuestro grado de desempeño sobre la misma.
¿Parece sencillo? La mayor complejidad ahora estará en ser capaz de evitar las comunes distracciones provocadas por las urgencias e interrupciones de los propios compañeros.
Nuestro consejo es que comiences con las actividades de mayor importancia. El nivel de distracción por parte de terceros suele ser más reducido al comienzo de la jornada. Luego deja sitio para imprevistos y finaliza con las tareas más sencillas pero siempre realizando cada actividad de una en una.
4. Comienza a trabajar por bloques
Es un hecho que los niveles de concentración varían a lo largo del día. Tratar de continuar trabajando una vez alcanzado el umbral de saturación sólo mermará la calidad del trabajo realizado.
Es por ello por lo que se aconseja dividir la jornada laboral en diferentes bloques intercalados por pequeñas pausas que te permitirán refrescar la mente y eliminar la sensación de saturación en tu mente.
Otra práctica común consiste en establecer bloques de tareas. De esta manera, se pretenden agrupar todas las actividades similares como llamadas telefónicas, reuniones o contestaciones de email.
El objetivo final con esta práctica será disminuir los tiempos de improductividad en los que se cae al pasar de una actividad a otra completamente diferente.
5. Utiliza herramientas de productividad
El uso de las TICs ha revolucionado la manera en la que hoy en día realizamos nuestro trabajo.
El uso eficiente de las herramientas que las nuevas tecnologías ofrecen marca el punto diferencial a la hora de lograr mejorar la productividad tanto personal como laboral.
Existen gran cantidad de aplicaciones para aumentar la productividad diseñadas para ahorrar tiempo al automatizar gran parte de las tareas más cotidianas.
Con el uso de la aplicación adecuada evitarás desperdiciar tiempo en actividades monótonas y podrás empezar a emplearlo en aquellas que realmente requieran de tu atención.
6. Implementa metodologías productivas
Otra buena práctica para lograr mejorar la productividad es seguir las pautas marcadas por alguna metodología diseñada para tal fin.
Por ejemplo, una metodología ampliamente extendida es el GTD (Getting Things Done). El principio fundamental sobre el que gira este método es la liberación de las tareas pendientes en la mente del trabajador.
De esta manera lo que se propone es que todas las actividades sean guardadas para que así puedan ser procesadas de manera adecuada en el momento idóneo.
Así no sólo evitarás el estrés provocado ante la posibilidad de olvido de alguna tarea sino que también serás capaz de tenerlas controladas en todo momento.
7. Revisa tu forma de trabajar
Otro gran aspecto que en ocasiones se suele pasar por alto y que tiene gran incidencia en la mejora de la productividad es la revisión de la propia manera en la que se realiza el trabajo.
Ser lo suficientemente crítico con tu propia manera de trabajar y ser capaz de detectar aspectos susceptibles de mejora es vital para continuar mejorando la productividad.
Llegar a interiorizar este proceso de mejora continuo será vital para alcanzar las metas preestablecidas. Además estamos seguros de que una vez conseguido te alegrarás de ello.
Existen multitud de causas que nos llevan a ser menos productivos. La procrastinación suele ser una de las más comunes, otras veces son el perfeccionismo extremo o las distracciones las causas de improductividad.
Aún así, siempre habrá la posibilidad de introducir cambios que te ayuden a mejorar. Esperamos que estas técnicas puedan servirte para ¡mejorar tu productividad!