De entre todas las posibles situaciones, una de las que más inquietud y rechazo generan en el entorno laboral son las temidas reuniones de trabajo. Ahora bien, si algo debemos de asumir, es que éstas, además de inevitables, son necesarias para una correcta organización.
De hecho, son las reuniones las que nos permiten resolver los diferentes problemas que a lo largo del ciclo de vida empresarial se van generando. De manera que si somos capaces de aprovecharlas pueden ser una gran fuente de oportunidades pero, si por el contrario no sabemos gestionarlas adecuadamente, nos terminarán robando excesivo tiempo y sufriremos graves consecuencias.
No obstante tranquilos, a continuación os traemos 10 claves para que logréis conseguir reuniones de trabajo efectivas. ¿Empezamos?
1. Informa adecuadamente a los asistentes
Indicar la fecha, hora y lugar de celebración de una reunión no son datos suficientes. Si verdaderamente queremos optimizar el tiempo durante una reunión debemos tratar de elaborar una "hoja de ruta" con los puntos claves que serán tratados. De esta manera, además de conseguir que todos los asistentes estén enfocados en los temas a tratar también nos servirá de mecanismo para evitar desviarnos de los temas centrales y olvidar aspectos importantes.
Además, para los casos en los que sea necesario cierto trabajo previo por parte de los asistentes podemos aprovechar e indicarlo en dicha hoja, así evitaremos ¡los comunes despistes!
Por otro lado, elegir el canal adecuado para hacer llegar toda esta información también es un aspecto a cuidar. La mayoría de las veces, son los aspectos más simples y a priori insignificantes, los verdaderamente importantes.
2. La regla de los 40 minutos
¿Quién no ha sufrido alguna de esas reuniones que se empiezan a alargar hasta tomar incluso mucho más tiempo del que debería?
Uno de los principales motivos de improductividad en las reuniones de trabajo es dedicar excesivo tiempo ha tratar ciertos temas. Lo recomendable es ajustar el tiempo de manera realista a los contenidos que se han de tratar y siempre tener en cuenta que la duración de la misma no supere los 40 minutos porque, a partir de ahí, el nivel de concentración empezará a disminuir y lo que en otra ocasión se podría haber resuelto en pocos minutos ahora llevará mucho más tiempo de lo normal.
Si sois de los que una vez dentro de la reunión pierden la noción del tiempo, os recomendamos recurrir al uso de alarmas o utilizar algún tipo de temporizador.
3. Encuentra un lugar adecuado
El espacio en el que se desarrolle la reunión será otro aspecto determinante en la productividad de la misma, por ello, mejor prestarle la suficiente atención.
¿Qué cualidades debe reunir el espacio? En primer lugar trata de encontrar un lugar lo suficientemente espacioso de manera que todos los asistentes se encuentren cómodos. Además la sala debería de estar específicamente acondicionada para ello de manera que una vez dentro los asistentes no puedan ser distraídos por los ruidos ambientales.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es que el espacio en el que se vaya a desarrollar la reunión cuente con material de apoyo como pizarras o proyectores ya que esto nos ayudará a transmitir y explicar de manera más sencilla y fluida.
4. No decir nunca que no lo sabes
Es normal que durante el desarrollo de una reunión surjan diferentes cuestiones y, como somos humanos, también es normal que no tengamos respuesta para todas ellas. Sin embargo una reunión es realmente eficaz cuando se logran aclarar determinados puntos o se llega a la conclusión final de algún tema en concreto.
Tratar de evitar los "no lo se" y optar por buscar la respuesta en el momento o determinar los siguientes pasos una vez se tenga la respuesta es sin duda mucho más productivo que tratar de dar vueltas sobre un aspecto que se desconoce.
5. Aprovecha el espacio
Que la sala para la reunión cuente con los materiales necesarios no es suficiente también tenemos que utilizarlos!
En determinadas ocasiones, lograr una reunión eficaz no solo implica escuchar de manera activa, también es cuestión de hacer. Por ejemplo, una buena manera de capturar las ideas que se van generando a lo largo de la misma para tenerlas todas a la vez de manera clara y expuesta es utilizar post-it. Por ello busca salas de reuniones con paredes blancas o cristales en los que se pueda escribir pero sobre todo empieza a utilizarlos porque pueden llegar a convertirse en una herramienta ¡de gran utilidad!
6. Escuchar
Todos sabemos que si algo se necesita de manera fundamental en una reunión de trabajo es escuchar activamente. No obstante, la mayoría de las veces las reuniones no logran ser efectivas precisamente por este aspecto.
Tratar de prestar la suficiente atención a la persona que está hablando, aunque su argumento no esté alineado con nuestro pensamiento, es realmente importante. Establecer roles o fijar una política de turnos de palabra puede ser de gran ayuda e incluso, en determinadas ocasiones, logra favorecer la participación entre los asistentes.
7. Evaluación
Si de algo podemos estar seguros es de que todo, por perfecto que sea, es susceptible de ser mejorado. Dedicar un tiempo determinado para analizar el transcurso de la reunión y reflexionar sobre posibles medidas de mejora a implementar puede que no haga a la reunión más efectiva pero sin duda nos hará estar más cerca para la siguiente.