Una buena gestión a la hora de desarrollar un proyecto es vital para lograr alcanzar todas las metas establecidas. Saber en todo momento qué es lo que se tiene que hacer y de cuánto tiempo se dispone es esencial.
Otro aspecto determinante en cuanto al éxito o fracaso del proyecto será la capacidad de organización por parte del equipo. ¿Cómo lograrlo cuando los integrantes no comparten el mismo espacio físico?
Actualmente es muy común que un equipo esté compuesto por trabajadores en remoto. En estas ocasiones la comunicación suele empeorar. Los mecanismos tradicionales como el e-mail no son suficientes y se necesitan otra serie deherramientas para trabajar a distancia con tu equipo.
No obstante, gracias al desarrollo de la tecnología y el avance de las TICs, la gestión de proyectos hoy en día es cada vez más simple.
Disponemos de una gran cantidad de soluciones tecnológicas disponibles. La mayoría especialmente diseñadas para permitirnos ahorrar tiempo, mejorar la comunicación interna y ayudarnos a ser más eficaces.
Decantarse por alguna de ellas suele ser complejo. Sobre todo cuando nunca las has utilizado o ni siquiera las conoces.
Para elegir la mejor herramienta lo primero que te recomendamos es identificar cuáles son tus necesidades. Una vez establecidas lo ideal sería testar diferentes aplicaciones hasta dar con la que mejor se adapte a tu situación.
¿Por qué herramienta comenzar? Si no sabes dónde empezar o simplemente te apetece probar alguna nueva aquí os dejamos con algunas de las que, desde laZona Coworking, nos parecen más interesantes.
1. Sinnaps
Aplicación web diseñada para la planificación de proyectos. En una de las soluciones más intuitivas que existen gracias a la interfaz que presenta.
Con este software online podrás visualizar de manera sencilla el progreso de las diferentes tareas. Te permite gestionar conversaciones, recursos, informes, prever escenarios entre otras muchas funcionalidades.
Además, es capaz de priorizar tareas y también podrás analizar el proyecto desde el panel de control, algo que resulta realmente útil.
2. Wunderlist
También diseñada para la gestión de proyectos. La conocimos a través de la recomendación que nos hizo una seguidora y la verdad es que no podíamos dejarla fuera de esta lista.
Con esta aplicación podrás crear listas de tareas y jerarquizarlas u ordenarlas en función de su importancia. Permite tanto compartir como delegar tareas entre usuarios lo que también ayuda a la comunicación interna del equipo.
Su diseño limpio y cuidado hace que su manejo sea realmente sencillo. No obstante también cuenta con opción de personalización del fondo por parte del usuario.
3. Do it tomorrow
Con esta herramienta te sentirás como si utilizaras una agenda tradicional. Su funcionamiento se asemeja bastante al uso de una libreta de papel.
Dicho aspecto hace que sea una aplicación bastante sencilla de utilizar. Además es perfecta para conseguir tener todo anotado en un mismo lugar.
Su interfaz solo permite visualizar las tareas agendadas para hoy y para mañana. De esta manera, las actividades que no puedas terminar, las pasará de manera automática al día siguiente.
Así, podrás ir tomando nota de todas las tareas pendientes en el día pudiendo asignarles prioridad.
4. Basecamp
Es una magnífica solución para aquellos casos en los que se necesita gestionar tareas dentro de equipos de trabajo.
Gracias al diseño de su interfaz podrás visualizar, tanto las tareas como las discusiones, de manera rápida y sencilla. Lo que te permitirá hacer un seguimiento del proyecto sin demasiado esfuerzo.
Además, al poder asignar roles a las diferentes tareas y responder a las decisiones directamente desde e-mail, favorece la comunicación entre los integrantes del equipo.
5. Redbooth
Este gestor de proyectos agrupa las tareas de manera parecida a como se haría en Trello o Asana. Dos herramientas sobre las que ya hablamos en un post anterior.
Entre las principales ventajas que ofrece redbooth se encuentra la posibilidad de utilizar chats y de realizar videollamadas sin tener que salir de la herramienta.
Otro punto a destacar es el buscador que incorpora. De esta manera, encontrar una tarea determinada dentro de todos los proyectos existentes será realmente fácil. Además, con los diagramas de Gantt que incorpora podrás hacer un seguimiento del proyecto de manera visual.
En determinadas ocasiones saber qué es lo que tienes que hacer no es suficiente. También se necesita tener en cuenta el tiempo del que se dispone para realizar la tarea.
Contar con un software para controlar de manera global todos tus proyectos, fijar fechas límites con alarmas, entre otras funcionalidades es clave para mejorar tu productividad personal y la eficacia global del equipo de trabajo.