El número de empleados que trabajan a distancia o que se han de coordinar con compañeros situados en diferentes ámbitos geográficos es cada vez mayor y, lejos de disminuir, se espera que siga aumentando.
Por ello, el hecho de contar con las herramientas adecuadas para facilitar la comunicación a distancia puede considerarse un aspecto de vital importancia. En laZona Coworking lo sabemos y por eso os traemos unas cuantas aplicaciones que os pueden ser de gran utilidad siendo muchas de ellas ¡totalmente gratis!
Herramientas para la planificación de proyectos
Uno de los pilares fundamentales para el éxito de un equipo de trabajo a distancia es la organización y para facilitarnos esta tarea contamos con instrumentos como:
Trello que es una de las herramientas más sencillas que existe para la gestión de proyectos vía online. Con ella se pueden crear diferentes tableros a los cuales tendrán acceso los miembros del grupo de trabajo. La organización del tablero podrá ser la que quieras pero la más recomendada es aquella en la que se diferncia entre "lista de tareas", "tareas en proceso" y "tareas finalizadas".
También puedes optar por Asana que, al igual que la anterior, te permitirá realizar la gestión de tareas y proyectos de manera más eficiente y que, comparada con Trello, ofrece alguna funcionalidad más.
Por su parte, PivotalTracker también fue diseñada para la planificación de proyectos y permite a los equipos colaborar y reaccionar de manera instantánea. Aunque se encuentra basada en metodologías ágiles para el desarrollo de software, también puede ser utilizada para otro tipo de proyectos.
¿Nuestra opinión? No podemos decir que una sea mejor que la otra ya que dependerá de los gustos del equipo, lo que os recomendamos es probarlas y descubrir con cuál os sentís más cómodos trabajando.
Herramientas para la mejora de la comunicación
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Para lograr una comunicación más fluida entre los integrantes de un equipo de trabajo os recomendamos utilizar:
Slack que es un increíble sistema diseñado para el envío, en tiempo real, de mensajería entre equipos que a su vez, integra otras herramientas de comunicación habituales como pueden ser Google Drive, Trello o Dropbox.
Para las reuniones online y como alternativa Hangouts o Skype os ofrecemos nuevas propuestas como:
Join.me que es una herramienta diseñada para la realización de videoconferencias ofreciendo la posibilidad de crear reuniones con hasta 250 participantes en tiempo real.
Por otro lado también se encuentra Zoom, software creado con el fin de promover la colaboración mediante un sistema integrado de mensajes online, conferencias web y reuniones en línea.
Otras herramientas
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Un sistema de comunicación efectivo y una buena planificación del proyecto a desarrollar no lo es todo, también es fundamental controlar la satisfacción dentro del equipo ya que trabajar en un ambiente laboral agradable es lo que verdaderamente marca la diferencia. Para lograrlo contamos con herramientas como TINYpulse la que, mediante el envío de encuestas nos permitirá conocer cómo de satisfechos se encuentran los integrantes del grupo de trabajo.
Por su parte también cabe mencionar otro tipo de herramientas como Mural.ly para los equipos más creativos. Con ella podemos crear murales digitales de manera colaborativa permitiéndonos integrar diferentes tipos de contenidos multimedia.
Para concluir os presentamos a Toggl, bien es cierto que no es una herramienta diseñada para el trabajo en equipo como tal pero dado que nos permite medir el tiempo dedicado en cada tarea consideramos que os puede ser de gran interés. A pesar de su secillez, ésta puede ser utilizada para conocer el tiempo real de dedicación a cada actividad y, además, podemos utilizarla para conocer aspectos tan vitales como puede ser la rentabilidad de un cliente o un proyecto.